Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

 

La protection de la vie privée est primordiale pour Habitat Jeunesse Mascouche et nous avons ajusté notre politique de confidentialité selon les obligations de la LOI 25 en vigueur sur la protection de la vie privée ainsi que sur la collecte et l’usage des renseignements personnels qui nous sont communiqués.

Nous souhaitons bien vous informer pour que vous compreniez les types de renseignements que nous collectons, comment et pourquoi nous les collectons lorsque vous utilisez nos services.

Nous vous invitons à prendre note de notre politique de confidentialité, détaillée ci-contre afin de bien vous informer sur les renseignements personnels collectés, l’utilisation des renseignements personnels collectés ainsi que de la protection qu’Habitat Jeunesse applique lors de la collecte des renseignements personnels et de leur portabilité.

Cette nouvelle Politique de confidentialité entre en vigueur en date du 1er octobre 2023

 

Comment se fait la collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels vous seront toujours demandés de vive voix en personne ou par appel téléphonique.

Vous serez informé de la politique de confidentialité avant de commencer la collecte de renseignements personnels.

Le type de services que nous offrons rend nécessaire la collecte de plusieurs renseignements personnels tels que :

·         Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel;

·         Les informations détaillées de votre dossier médical (pour les suivis et services à dispenser);

·         Les numéros d’assurance sociale et d’assurance maladie (pour l’hébergement);

·         Certaines informations financières (pour l’hébergement);

·         Réponse à une enquête de satisfaction et d’évaluation par formulaire qui vous sera transmis et retourné par la poste;

·         Certains renseignements personnels collectés sont transmis au CISSS de Lanaudière pour suivi des services offerts.

Limitation de la collecte

Aucun renseignement personnels ne vous sera demandé sur notre site Web

Collecte électronique sur notre site Web

Le site recueille certains renseignements en raison des exigences technologiques inhérentes à la navigation Internet. Des témoins (cookies) sont utilisés pour faciliter la navigation dans les pages de ce site. Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur le site.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les articles 64 et 65 de cette loi exigent que tout ministère ou organisme qui demanderait un renseignement personnel s’assure de la nécessité d’obtenir un tel renseignement, s’identifie auprès de cette personne et l’informe :

  • Du nom et de l’adresse de l’organisme public au nom duquel il fait la collecte de ce renseignement;
  • De l’usage auquel ce renseignement est destiné;
  • Des catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
  • Du caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
  • Des conséquences d’un refus de répondre à la demande;
  • Des droits d’accès et de rectification prévus par la loi.

 

Habitat Jeunesse n’utilise que les renseignements personnels nécessaires pour dispenser les services dont vous avez besoin. Aucun renseignement personnel ne sera communiqué sans que vous soyez informé de qui provient et du contenu de la demande au préalable. Vous aurez droit d’accepter ou de refuser la demande. Toutefois, si vous accepter cette demande de divulgation, Il vous sera demandé de signer une autorisation de divulgation contenant les informations suivantes :

·         La date, le nom du demandeur, le nom de l’entreprise, l’adresse complète et le numéro de téléphone

·         La nature des renseignements demandés

·         Le détail des renseignements demandés

·         La durée de conservation qui est d’un maximum de 5 années après la fermeture de votre dossier

Exactitude

Nous prenons le soin de nous assurer que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour au moment de les utiliser. Nous vous invitons à transmettre vos questions relatives à la politique de confidentialité ou à communiquer un ou des changements en faisant une demande par écrit à l’attention de :

Direction générale – Responsable dossier Loi 25                

Mme Estelle Dionne

                       2973 Chemin Ste-Marie

                       Mascouche, QC J5Y 3H7

Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sont protégés par les mesures de sécurité appropriées. L’utilisation est rigoureusement encadrée, répertoriée et accessible que sur autorisation spécifique.

Réception et traitement des plaintes à l’égard du non-respect des principes

Vous devez adresser votre plainte par écrit à l’attention de :

Direction générale – Responsable dossier Loi 25

Mme Estelle Dionne

                       2973 Chemin Ste-Marie

                       Mascouche, QC J5Y 3H7

Si la réponse qui vous est fournie ne vous convient pas, il vous est possible de communiquer avec la Commission d’accès à l’information au 1 888 528-7741 ou par Courriel : renseignements@cai.gouv.qc.ca.

 

Vos responsabilités

Si vous avez de bonnes raisons de croire que la confidentialité de vos renseignements personnels est compromise, à quelque moment que ce soit ou par qui que ce soit, veuillez en aviser immédiatement Mme Estelle Dionne, à la même adresse que ci-haut mentionnée, afin d’éviter une utilisation frauduleuse de votre identité.

 

Liens utiles

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels

Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information 

Commission d’accès à l’information du Québec

 

Habitat Jeunesse Mascouche                                                                                                       

2973 Chemin Ste-Marie

Mascouche, QC J7K 1N8

450 474-4938                                                                                                              Par Habitat Jeunesse Mascouche le 1er octobre 2023

Traitement des plaintes

POLITIQUE DE TRAITEMENT DES PLAINTES SUR LES SERVICES

INCLUANT LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

 

Dans le but d’assurer un traitement équitable, le conseil d’administration a adopté une politique interne portant sur l’examen des plaintes et le règlement des différends concernant un service distribué et incluant la protection des renseignements personnels.

Le but visé par la politique

Le but de la politique est d’assurer un traitement équitable et impartial. Ce traitement vise notamment à encadrer la réception des plaintes, la transmission de l’accusé de réception et de l’avis au plaignant, la création du dossier de plainte, la transmission de ce dossier à l’Autorité à la demande du plaignant et la transmission du rapport de plaintes à l’Autorité.

L’Autorité représente le conseil d’administration pour les plaintes interne des plaignants;

L’Autorité représente la « Commission d’accès à l’information-CAI » pour les plaintes concernant la protection des renseignements personnels.

La personne responsable d’appliquer la politique

La direction générale est responsable d’appliquer la politique et doit en faire une communication au conseil d’administration.

La définition d’une plainte

Une plainte constitue l’expression d’un des trois éléments suivants, qui subsiste après avoir été considéré et traité au niveau opérationnel compétent pour rendre une décision.

·      Un reproche à l’endroit de l’organisme;

·      Le signalement d’un préjudice potentiel ou réel qu’aurait subi ou pourrait subir un membre de l’organisme;

·      Une demande de mesure corrective.

Si un membre manifeste plutôt sa plainte verbalement, la personne qui en assure la prise en charge doit alors documenter et dater celle-ci de sorte à en permettre la conservation.

Ainsi, ne constitue pas une plainte une première manifestation d’insatisfaction de la part d’une personne, qu’elle soit écrite ou non, lorsque cette insatisfaction se règle dans le cours normal des activités de l’organisme. Par contre, dans l’éventualité où la personne demeure insatisfaite et que son insatisfaction doit être prise en charge par la personne responsable du traitement des plaintes et désignée comme telle, dans la politique de l’organisme, il s’agit alors d’une plainte.

Les étapes à suivre lors de la réception de la plainte

  1. Envoi d’un accusé de réception au plaignant;

Sur réception de la plainte, la direction générale transmet un accusé de réception au plaignant. L’accusé de réception doit contenir :

·      Le nom du responsable du traitement des plaintes;

·      Le délai de traitement auquel doit s’attendre le plaignant;

·      L’avis au plaignant.

  1. Ouverture d’un dossier distinct pour chaque plainteCe dossier sera transmis à l’Autorité, à la demande du plaignant.

 

Ce dossier sera transmis à l’Autorité, à la demande du plaignant. 

Ce dossier doit contenir : 

·      La plainte ainsi que tous les documents transmis par le plaignant;

·      Votre analyse de la plainte;

·      Tous les éléments d’information relatifs à la plainte;

·      La réponse finale et motivée, consignée par écrit. 

  1. Analyse de la plainte

La direction générale doit consigner par écrit tous les verbatims des rencontres avec les personnes concernées afin d’élaborer et justifier son analyse, sa recommandation et sa décision.

  1. Délai et envoi de la décision finale au plaignant:                                                                                                                                                             La direction générale a un délai de 20 jours suite à la réception de la lettre de plainte afin de faire son enquête, d’analyser les faits et de prendre une décision. La décision finale doit être communiquer par écrit, au plaignant. Elle vise à informer le plaignant des éléments suivants :

·       L’analyse des faits, la recommandation et la décision finale.

·       S’il demeure insatisfait de la position finale obtenue ou du traitement de sa plainte, le plaignant, et ce, en tout temps, peut vous demander de transférer son dossier à l’Autorité;

·       À la suite du transfert, l’Autorité procédera à son analyse et proposera des services de règlement des différends, si elle le juge opportun;

·       Le dépôt de sa plainte auprès de l’Autorité n’interrompt pas la prescription de ses recours devant les tribunaux de droit civil.

  1. Transmission du dossier de plainte à l’Autorité, à la demande du plaignant.

Lorsqu’un plaignant demande le transfert de son dossier à l’Autorité parce qu’il est insatisfait de la position finale obtenue ou du traitement de sa plainte, vous devez acquiescer à sa demande.

Une énumération du contenu d’un dossier de plainte

Un dossier doit être créé pour chaque plainte et inclure tous les éléments d’information relatifs à la plainte qui inclût :      

·       Le nom et les coordonnées du plaignant;

·       Les motifs et nature d’insatisfaction;       

·       Les moments précis (dates, heures, etc.);

·      Préciser si le sujet a été abordé avec la personne concernée;

·       Si oui, inscrire s’il y a eu une écoute et une recherche de solutions afin de répondre à l’insatisfaction;  

·       L’analyse de la plainte;

·       La décision finale du processus de traitement des plaintes;      

·       Tout autre document transmis par le plaignant.

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L’obligation de déclarer les plaintes

La personne responsable de l’application de la politique doit créer et maintenir à jour un registre de toutes les plaintes reçues. Ce registre peut faciliter la transmission du rapport de plaintes à l’Autorité. 

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